Что делать с персональными данными в протоколе ОСС для ГИС ЖКХ

Кто обязан заполнять сведения?

Для начала рассмотрим нормативные документы, определяющие список лиц, обязанных вносить данные в ГИС ЖКХ:

• Основной Федеральный закон по этой системе.
• Другие законы Федерального уровня по этой системе.
• Прочие нормативно-правовые акты.

По сути, нормативные акты и документы не дают чёткого определения тому, кто из сотрудников компании-управленца должен брать на себя обязанность вносить все требуемые данные в систему. Решение о назначении лица, отвечающего за своевременное внесение информации, может приниматься руководством управляющей компании либо на общем собрании всех работников компании.

Внимание! Обязанностью вносить данные в систему может быть наделён как один представитель компании-управленца, так и группа сотрудников этой же организации.

Ещё одним вариантом может быть наём подрядной организации, которая и будет выполнять своевременный сбор и ввод данных в ГИС ЖКХ.

Так как объём вносимых в систему данных может быть достаточно велик, возлагать такого рода обязанности на одного из сотрудников компании выглядит не целесообразным. Наиболее рациональным решением будет распределение этих обязанностей между несколькими сотрудниками. Разделить обязанности по заполнению можно, например, по отделам организации:

• Абонентский отдел.
• Бухгалтерия.
• ПТО и т.д.

Работнику каждого из отделов поручается вносить соответствующие данные в систему. Однако, сколько бы человек не занимались загрузкой данных, работа должна вестись в одном аккаунте, созданном на имя ответственного лица компании-управленца.

Разделение обязанностей позволяет разгрузить связанный с внесением информации трудовой процесс, в тоже время ускорив его и сделав более качественным. Не лишним будет также разработка регламента предоставления информации, что позволит избежать различного рода ошибок и путаниц либо же минимизировать число таковых.

Важно! Хотя вводом необходимых данных будет заниматься группа уполномоченных работников организации-управленца либо нанятая подрядная организация, абсолютно вся ответственность за своевременность внесения данных всё же лежит на председателе компании/организации.

О том, на кого возложена обязанность и что входит в инструкцию работы в ГИС ЖКХ, читайте тут, о том у кого есть возможность передавать полномочия, кому их делегировать, как добавить ответственное лицо, узнайте здесь.

Внесение каких данных должно произойти?

Федеральный закон №209 чётко регламентирует содержание информации, которую организациям-управленцам необходимо в обязательном порядке вносить в ГИС ЖКХ. В состав вносимой информации входят следующие данные:

• Сведения об ресурсоснабжающих организациях, обслуживающих многоквартирный(е) дом(а).
• Сведения о ремонте, содержании и управлении общим имуществом.
• Информация о качестве, объёме и стоимости предоставляемых управляющей организации коммунальных услуг, а также перечень последних.
• Данные о приборах учёта и выдаваемых ими показаниях.
• Данные о том, соблюдается ли уровень качества предоставляемых коммунальных услуг.
• Сведения о плановых ремонтах и сроках их проведения.
• Стоимость содержания и ремонта многоквартирных домов, а также цены на предоставляемые компании-управленцу коммунальные услуги.
• Информация по количеству обращений жильцов в компанию с вопросами либо жалобами, связанными с ЖКХ.
• Данные о сроках оплаты коммунальных услуг и жилья, а также о собраниях собственников.

В свою очередь, согласно тому же Федеральному закону под номером 209, ресурсоснабжающие организации обязаны в обязательном порядке и своевременно вносить в ГИС ЖКХ следующую информацию:

• Сведения об организации и обслуживаемых ею компаниях-управленцах многоквартирных домов с указанием адресов и прочих сведений об этих домах.
• Перечень производственных и инвестиционных программ.
• Данные о качестве, объёме, стоимости и перечне коммунальных услуг.
• Информация о соблюдении качественных показателей коммунальных услуг.
• Данные о плановых ремонтах.
• Тарифы и стоимость предоставляемых коммунальных услуг.
• Сведения о состоянии расчётов с поставщиками и потребителями.
• Данные об обращениях в ресурсоснабжающую организацию по вопросам ЖКХ.

Пошаговая инструкция

Согласно требованиям Федерального закона №209, существует 3 вида юридических лиц, обязанных вносить необходимые данные в реестр ГИС ЖКХ:

1. ресурсоснабжающие организации (РСО);
2. управляющие компании (УК);
3. товарищества собственников жилья (ТСЖ).

Рассмотрим поэтапно процесс внесения данных для каждой из этих организаций.

Размещение информации

Как размещать информацию для разных организаций?

Для РСО

Рассмотрим процесс размещения информации на примере добавления договора о ресурсоснабжения, подразумевая, что регистрация РСО на сайте dom.gosuslugi.ru была выполнена заранее:

1. После авторизации в кабинете организации следует, перейдя в меню «Объекты управления», кликнуть по пункту «Реестр договоров ресурсоснабжения» (об авторизации и входе в систему ГИС ЖКХ читайте тут).
2. Жмём кнопку «Добавить договор ресурсоснабжения».
3. Откроется вкладка «Создание договора ресурсоснабжения», где необходимо очень внимательно заполнить все имеющиеся поля блока «Сведения о договоре». Далее устанавливаем галочку у строки под блоком.
4. Следующим этапом идет выбор сторон договора. Для удобства, все дальнейшие действия будем рассматривать на примере добавления в систему договора между ресурсоснабжающей организацией и кем-либо из исполнителей коммунальных услуг (ЖСК, ТСЖ, УК).
5. Нажав кнопку «Выбрать» из блока «Исполнитель коммунальных услуг», задаём поисковые параметры, и жмём «Найти». Установкой переключателя в поле «ОГРН/ОГРПИП, КП» выбираем нужную организацию и жмём «Выбрать».
6. Далее в блоке «Предмет договора и сроки оплаты» следует выбрать вид предоставляемых услуг и настроить коммунальные ресурсы, соответствующие поставляемым услугам (как добавить коммунальные услуги в ГИС ЖКХ?). Указываем дату начала предоставления услуг и дату его завершения. Кроме того, указываем сроки оплаты и выставления платёжной документации.
7. Заполняем форму блока «Порядок коммерческого учёта поставленного (принятого) ресурса.
8. В блоке «Основания заключения договора» выбираем необходимые значения.
9. Нажатием кнопки «Добавить файл» из блока «Договор ресурсоснабжения и приложения к договору» добавляем и размещаем электронный образ договора ресурсоснабжения и всех приложений к нему.
10. Удостоверившись в том, что все введённые данные корректны, жмём «Сохранить».
11. После добавления договора он получает статус «Проект, что означает его успешную регистрацию в системе.

Для УК

Рассмотрим процедуру заполнения также на примере добавления договора:

1. Войдя в личный кабинет ГИС ЖКХ, выбираем меню «Объекты управления» и команду «Договоры управления».
2. На открывшейся странице «Реестр договоров» нажмем кнопку «Добавить договор управления».
3. На странице добавления договора управления, на вкладке «Сведения о договоре» заполним обязательные поля – они помечены красными звёздочками. Начнем с заполнения поля «Стороны договора».
4. Если второй стороной договора является ТСЖ/кооператив, собственник муниципального жилья или застройщик, нажмем в соответствующей строке кнопку «Выбрать» и выберем из справочника необходимую организацию. Если же второй стороной договора являются собственники объектов жилищного фонда, то установим параметр «Собственники объектов жилищного фонда».
5. Введём значение в поле «Номер». «Если договор не содержит номера, то рекомендуется в поле указать адрес дома. Заполняем поля «Дата заключения», «Дата вступления в силу» и «Планируемая дата окончания». Из раскрывающегося списка в поле «Основание заключения» выберем нужное нам значение.
6. Далее загрузим договор управления и все необходимые документы. Для загрузки договора и других документов нажмём кнопку «Добавить файл» и в окне выберем необходимый файл. Далее необходимо нажать кнопку «Загрузить файлы». После загрузки жмём кнопку «Сохранить».
   Обратите внимание: форматы электронных документов, загружаемых в ГИС ЖКХ, утверждены приказом номер 88/203 от 23 марта 2015 года.
7. Теперь необходимо добавить сведения об управляемых объектах. Для этого перейдем на вкладку «Перечень управляемых объектов» и нажмём кнопку «Добавить управляемый объект».
8. В окне добавления управляемого объекта заполним обязательные поля и нажмем кнопку «Выбрать». После добавления управляемого объекта нажмем «Сохранить» Затем необходимо нажать кнопку «Подтвердить данные об управляемых объектах». После чего, надо отправить заявку на утверждение сведения об управляемых объектах в орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, уполномоченный на осуществление государственного жилищного надзора, нажав на соответствующую кнопку.

Для ТСЖ

Рассмотрим пример регистрации ТСЖ в системе ГИС ЖКХ:

1. В личном кабинете переходим к разделу «Регистрация организации в ГИС ЖКХ» и вр вкладку «Информация об организации».
2. В соответствующие поля вводим почтовый и фактический адреса ТСЖ.
3. При необходимости, заполняем поля «Дата государственной регистрации», «Официальный сайт в сети интернет», «Сокращённое наименование» и «Факс».
4. Тщательно проверяем достоверность данных, представленных в таких полях: «Адрес местонахождения», «Адрес электронной почты», «КПП», «ИНН», «ОГРН», «Организационно-правовая форма», «Полное наименование» и «Телефон». Загрузка информации в эти поля производится в автоматическом режиме из ЕСИА (Единой системы идентификации и аутентификации), поэтому изменению не подлежит.
5. Добавляем, как минимум, одну функцию ТСЖ в раздел «Сведения об установленных функциях».
6. Ввод информации о субъекте Федерации, на чьей территории осуществляет деятельность ТСЖ.
7. Подтверждаем согласие с условиями Соглашения пользователей и жмём «Добавить функцию».

Порядком работы ТСЖ внутри ГИС ЖКХ подразумевается также введение дополнительной информации про управляемые МКД. Однако, эти данные не носят общий характер и индивидуальны для каждого отдельно взятого ТСЖ.

О том, какие сведения в целом содержит система, что нужно размещать для РСО, УК, ТСЖ, ЖСК, читайте тут.

Новости ЖКХ

В данной статье продолжаем рассказывать о трудностях и нюансах размещения управляющими организациями обязательной и дополнительной информации в ГИС ЖКХ. Читайте о том, есть ли у УО обязанность вносить в систему данные о Совете многоквартирного дома.

Совет многоквартирного дома – выборный орган. Он должен быть создан в МКД, где нет товарищества собственников жилья или кооператива, а в самом доме более четырёх квартир. Состав Совета МКД утверждается на общем собрании и выполняет функции по контролю за содержанием и ремонтом дома (ч. ч. 1, 5 ст. 161.1 ЖК РФ). Если сами собственники не создадут такой орган, то совет должен быть избран по инициативе органа местного самоуправления (ч. 2 ст. 161.1 ЖК РФ).

Количество человек в Совете МКД определяют сами владельцы помещений: законодательство не устанавливает какого-либо лимита (ч. 4 ст. 161.1 ЖК РФ). Из числа членов Совета избирается его председатель, который им руководит (ч. ч. 6, 7 ст. 161.1 ЖК РФ).

В личном кабинете гражданина в ГИС ЖКХ есть отдельный раздел, в котором теоретически он может посмотреть информацию о том, кто входит в Совет его дома, и данные о председателе, но не всегда этот раздел заполнен. Собственники, пытаясь получить информацию о Совете дома, контактах его председателя, обращаются в этот раздел. Если он не заполнен, они, как правило, пишут жалобы и запросы в управляющую домом организацию, предполагая, что именно она ответственна за внесение всех данных по дому в ГИС ЖКХ.

У одного из клиентов РосКвартал возник закономерный вопрос: должна ли управляющая компания размещать в ГИС ЖКХ сведения о Совете многоквартирного дома, его председателе и деятельности. Если нет, то кто должен это делать?

Перечень информации, подлежащей размещению в системе управляющей организацией, прописан в разделе 10 приказа Минстроя РФ, Минкомсвязи РФ от 29.02.2016 № 74/114/пр. В этом разделе нет требования о внесении в ГИС ЖКХ каких-либо данных о совете многоквартирного дома или его работе. При этом приказом № 74/114/пр предусмотрен отдельный, 15-й раздел, регламентирующий вид, порядок и сроки размещения данных о Совете МКД и его деятельности. Информацию о Совете МКД размещает в системе его председатель в личном кабинете. При этом у такого пользователя ГИС ЖКХ должна быть подтверждена соответствующая функция – «Председатель совета МКД» (п. 22.2 руководства «Работа в личном кабинете гражданина»).

Это возможно только в случае, если он был избран на должность на общем собрании собственников помещений, что зафиксировано в протоколе ОСС. Процесс добавления и подтверждения такой функции описан в руководстве «Работа в личном кабинете гражданина». Согласно п. 28.2, для добавления функции «Председатель совета многоквартирного дома»:

1. В личном кабинете пользователя необходимо выбрать раздел «Функции в системе»;
2. На новой странице нужно нажать кнопку «Добавить функцию», затем – пункт выпадающего меню «Председатель совета многоквартирного дома»;
3. На новой странице председатель Совета МКД должен заполнить все поля, и, самое главное, прикрепить копию протокола общего собрания собственников об избрании его на эту должность. Прикрепление файла станет доступным после заполнения адреса дома;
4. После нажатия кнопки «Зарегистрировать функцию» заявка на утверждение функции отправится в региональный орган ГЖН.

Председатель Совета МКД сможет размещать в ГИС ЖКХ информацию согласно разд. 15 приказа № 74/114/пр после того, как ведомство подтвердит отправленную форму.

Согласно приказу № 74/114/пр, у управляющей организации нет обязанности размещать в ГИС ЖКХ информацию о Совете многоквартирного дома, его председателе и работе. Такие данные вносит в систему председатель Совета, если решение об этом было принято собственниками на ОСС (ч. 12 ст. 161.1 ЖК РФ).

Источник: РосКвартал® — интернет-служба №1 для управляющих организаций https://roskvartal.ru/gis-zhkh/11705/dolzhna-li-uo-razmeschat-v-gis-zhkh-informaciyu-o-sovete-doma

Возможные проблемы и пути их решения

Справка. Согласно Федеральному закону 209-Ф3 от 21-07-2014 года, за несвоевременное, неверное внесение либо за невнесение информации вовсе, предусматривается административная ответственность и наложение штрафов.

Избежать такого наказания можно, в срок указывая все необходимые, актуальные и достоверные данные в требуемых объёмах.

О сроках размещения информации в ГИС ЖКХ читайте тут, а о мерах ответственности за неразмещение информации в ГИС ЖКХ рассказано здесь.

Система ГИС ЖКХ призвана систематизировать данные обо всех РСО, ТСЖ, УК и других жилищно-коммунальных организаций, дабы наладить конструктивные отношения между этими организациями, повысить качество предоставляемых услуг и минимизировать вероятность возможных затруднений в работе системы жилищно-коммунальных хозяйств.

На заметку

Несмотря на то, что УО не обязана получать согласие жителей дома на обработку ПДн в силу договора управления она несёт ответственность за защиту их личных данных.

Поэтому, чтобы не оказаться в суде по иску надзорного органа о нарушении № 152-ФЗ от прокуратуры или одного из собственников, управляющей организации следует:

1. Предусмотреть в договоре управления согласие жителей МКД на доставку платёжных документов в раскрытом виде в их почтовые ящики, либо же учесть траты на конвертирование счетов в размере платы за содержание помещения.
2. В агентском договоре с расчётными центрами прописать пункты о защите персональных данных плательщиков при формировании и доставке квитанций за ЖКУ в почтовые ящики.
3. Внимательно подходить к размещению информации, содержащей персональные данные, в ГИС ЖКХ, загружая их в закрытую часть системы. Даже при заключённом с подрядчиком договора на размещение данных в системе ответственность за защиту ПДн перед их субъектами несёт управляющая организация.